Ziele definieren mit Zeitmanagement

Effektives Zeitmanagement erleichtert den Berufsalltag. Insbesondere Führungskräfte, Team- oder Projektleiter und Selbstständige profitieren davon. Dass Sie Ihre Zeit nicht optimal einteilen, merken Sie spätestens dann, wenn sie Ihnen davonzulaufen scheint, der Stapel der To-do Liste von Woche zu Woche wächst und das Privatleben leidet. Es haben sich unterschiedliche Methoden etabliert, die einzeln oder im Zusammenspiel dabei helfen, die Prinzipien der Selbstorganisation zu verstehen und Prioritäten zu setzen.

Als amerikanischer Klassiker gilt David Allens Prinzip Getting Things Done (GTD), eine Zeitmanagement-Methode, die berufliche wie private Aufgaben in sogenannten Kontextlisten zusammenfasst und gewichtet. Planungs- und Priorisierungsmethoden wie die Stille Stunde, die ABC-Analyse und die ALPEN-Methode sind weitere Instrumente, um Zeit erfolgreich zu planen.

Modernes Zeitmanagement für Führungskräfte

Immer mehr Experten und Trainer setzen auf eine individuelle Mischung verschiedener Methoden und Ansätze. Grundlage bildet dabei zumeist das von US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelte Eisenhower-Diagramm. Das nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Frederico Pareto benannte Pareto-Prinzip und das Kiesel-Prinzip sind ebenfalls häufig Bestandteile modernen Zeitmanagements.

Das Eisenhauer-Diagramm ist einfach und wirkungsvoll zugleich. In einer Matrix werden die Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aktivität mit den Ausprägungen Hoch und Niedrig kombiniert. Vier Möglichkeiten mit unterschiedlicher Priorität stehen Ihnen zur Verfügung - ein schlüssiges Prinzip, mit dem Sie effektiv filtern, was wichtig ist.

Das Pareto-Prinzip wird auch als 80/20-Regel bezeichnet und sagt Wahrscheinlichkeiten voraus: Die meisten (80 Prozent) der Aufgaben können in 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden. Die restlichen Aufgaben (20 Prozent) verschlingen hingegen die verbleibenden 80 Prozent der Zeit. Das Pareto-Prinzip hilft Ihnen, sich nicht in Nebensächlichkeiten zu verzetteln und den Fokus auf die Kernaufgaben zu richten.

Als bildhaftes Prinzip des Zeitmanagements setzt das Kiesel-Prinzip große Kieselsteine, kleine Kieselsteine, Sand und Wasser als Beispiele ein, um die Gewichtung von Prioritäten zu demonstrieren.

Für Zeitmanagement-Seminare gilt ähnlich wie bei Coachings: Es gibt bei privaten wie öffentlichen Anbietern große Unterschiede. Nicht nur der Seminarinhalt muss überzeugen, auch die Faktoren Qualifikation des Trainers, Didaktik und Kursorganisation sind von Bedeutung.